Шаг номер один. Определите ответственные лица
Специальный человек, который бы отвечал за все вопросы логистики, возможно вам и не понадобиться - если акция, которую вы планируете, имеет несложную механику и необширную географию.
Но если вы готовите проект, покрывающий регион, а то и несколько регионов – специалист по логистике избавит вас от лишней головной боли в ходе проекта. Именно он будет грамотно приобретать, распределять, доставлять в регионы, обеспечивать сохранность. А также вести строгий контроль вашего призового фонда.
Например, клиент решил провести промоакцию в нескольких регионах, представляющих для него наибольший интерес. Так, без профессионального подхода в логистике довольно трудно вовремя и без проблем доставить все необходимое для промо в регионы. Или же клиент решил выделиться за счет необычных призов? Ок, именно логист и займется поиском изготовителей.
Подчеркнем, что все действия, в ходе рекламной кампании, должны совершаться оперативно, а значит логист должен обладать определенным складом характера, который бы позволил решать ему временные проблемы даже с самыми проблемными подрядчиками.
Шаг номер два. Подготовьте участвующие в акции торговые точки
Следует изначально согласовать с магазинами количество продукции. Которое будет выставлено в торговом зале и количество на складе. Вы должны изначально знать о возможном недостатке продукции в магазине и вовремя восполнить этот пробел. Ведь если вы начнете акцию, а должного количества товара в магазине не будет – то акция будет по меньшей мере – неэффективна.
Следует помнить, что запасом продукции следует позаботиться не менее чем за неделю до начала проведения акции. Поставки обычно делают дистрибьюторы, поэтому подготовьте ему четкую заявку на поставку рассчитанного количества продукции. Обычно, дистрибьюторы доставляют продукцию в магазин один раз в неделю. Сообщите и магазинам, чтобы они были готовы принять этот объем принять.
Шаг номер три. Введите учет призового фонда и мат. ценностей
Следует бороться с такими человеческими факторами как забывчивость, халатность и желание взять, что плохо лежит. Так, без учета призового фонда рекламной кампании – можно получить полнейшую неразбериху. В документации по учету призов и других материальных ценностей следует показывать их количество, и кто конкретно ответственен за их получение в регионах. Ключевыми фигурами, по учету призов в агентствах, являются супервайзеры.
Именно они получают призы и материалы со склада, осуществляют их транспортировку, контролируют промежуточное хранение и сдают остатки. Поэтому важно, чтобы и супервайзеры вели документы учета призов и других материальных ценностей. В целом, при ведении учета призового фонда и материальных ценностей, следует исходить из нескольких моментов.
Во-первых, учет призов – на регулярной основе, а не от случая к случаю.
Во-вторых, все перемещения призов должны отражаться в документах. В-третьих, всегда должно быть ответственное лицо. Это позволит вам не только держать в порядке призы и другие ценности, но и минимизировать воровство. Также, при отправке призов в магазины и обратно понадобятся накладные. Это обеспечит защиту от краж в магазинах, которые неизбежны, если контроль на магазин не возложен. Необходимы также специальные транспортные накладные, иначе у вас могут быть проблемы с сотрудниками ДПС и ГИБДД.
Правило номер четыре. Соблюдайте регламент отправки груза в регионы
Здесь можно привести незыблемые правила работы.
Во-первых, следует делать опись. Любую отправку материалов необходимо сопровождать описью, которая должна содержать указание количества групповой упаковки, общего количества индивидуальных продуктов в групповой упаковке, точное наименование продукции.
Во-вторых, указывать стоимость. В противном случае, вам будет несколько проблематично предъявить в случае чего претензии транспортной компании или подрядчикам в регионе.
В-третьих, делать пометки если в коробке что-то ломкое.
В-четвертых, каждый вид груза – в своей упаковке, не смешивать. Поскольку это приводит к путанице, а иногда и к утери.
В-пятых, узнайте на этом берегу – есть ли у вашего подрядчика в регионе склад для хранения груза.
И, наконец, внимательно заполняйте документы при отправлении, ведь транспортные компании вполне могут не выдать груз, если неточно указано название или юридическая форма организации-получателя или фамилия частного лица.
Денис Чулков,
Коммуникационная группа МАЙЕР
