Вход | Регистрация
ГлавнаяАналитические материалы по маркетингу, рекламе и PR ... СтатьиМнение → Финансы и их романсы

Финансы и их романсы

27.08.2012 | Мнение
Управление финансами - тема обширная и непростая. Можно с уверенностью сказать, что тема денег, самая волнующая для любого бизнесмена, ведь как ни крути, бизнес, это в первую очередь извлечение прибыли.

Случалось ли вам, как хозяину (или хозяйке) бизнеса, неожиданно узнать, что “к завтрему” нужно уплатить крупную сумму денег (сотни или даже тысячи долларов)  в бюджет - налога или даже штрафов - просто из-за бухгалтерской ошибки? Денег, которые совершенно законно можно было не платить, будь все “проведено” точно и правильно.

Справедливости ради, чтобы не делать бухгалтера “крайним”, скажите, было ли когда-нибудь так, что бухгалтер не имел возможности провести все документы, потому что кем-то другим они были не оформлены вовремя или сделаны с ошибками?

А испытывал ли при этом кто-нибудь, хоть на мгновение, состояние шока, как от удара в спину? Шок и стресс, вероятно, вредны для здоровья, не так ли?

Скажите, во сколько бы Вы оценили здоровье, пострадавшее за годы таких стрессов и нервотрепок? Если бы кто-то предложил вам за некую сумму его вернуть, сколько Вам не жаль было бы отдать? Особенно по сравнению с обеспеченным и спокойным существованием, когда оно наполнено радостью от роста и развития Вашего дела?

Деньги могут сделать жизнь приятной и радостной. Но ошибки в финансовых вопросах могут стать источником крупных неприятностей, а вовсе не радостей.

Управление финансами - тема обширная и непростая. Можно с уверенностью сказать, что тема денег, самая волнующая для любого бизнесмена, ведь как ни крути, бизнес, это в первую очередь извлечение прибыли.

Сегодня же, в нашем кратком уроке мы поговорим лишь об одном аспекте этой темы, а именно - о текущих расходах компании.

Часто ли к Вам, приходят подчиненные просить денег? Я говорю не о прибавке к зарплате, а о деньгах на текущие расходы компании - закупка материалов, транспорт, аренда, налоги и т.п. Как Вы определяете, нужно давать денег или нет? Много просят или мало? Предположим, к Вам пришел менеджер по продажам и говорит, что нужно 1000 долларов. Чтобы принять окончательное решение - “дать добро” или нет, и в каком объеме - Вам, вероятно, понадобится некоторая информация, помимо обаяния вашего подчиненного и его умения красиво говорить.

Вам необходимо узнать, по крайней мере:

  1. Есть ли вообще деньги на эти расходы?
  2. На какие цели идут эти затраты? Возможно, сотрудник предлагает начать рекламную кампанию Вашего нового товара. А может, он присмотрел новую мебель себе в кабинет. Это ведь разные вещи, не правда ли?
  3. Как именно сотрудник намерен распорядиться деньгами, если их получит. Согласитесь, что цель - это одно, а то, как ее собираются осуществить - совсем другое. Например, эффективность рекламы сильно зависит от формы ее подачи, от того, где именно размещается реклама, от текста и множества других факторов.
  4. Почему требуемая сумма именно такая, а не какая-то еще. Можно ли получить то же самое дешевле?

Принять правильное решение помогла бы также информация о том, - сколько на эти цели УЖЕ потрачено - на этой неделе, в этом месяце, в этом году.

Ведь если к Вам, к примеру, приходит офис-менеджер просить денег на бумагу, а Вы уже давали на это денег пару дней назад, резонно спросить, что произошло с предыдущей суммой?

- как вообще идут дела у сотрудника, запросившего эту сумму? Ответственному и результативному денег дать можно. Лентяю и лоботрясу - ни в коем случае.
 
- какие еще затраты предстоят в ближайшее время - налоги, неоплаченные счета, заявки на расходы от других сотрудников и т.п. А то вдруг тратим 1000$, а потом этой суммы как раз и не хватит на какой-нибудь совсем срочный платеж - налоговый, например.

Сейчас вы, наверное, прикинули и думаете: “Что за ерунда? Нет у меня времени столько разбираться с одним-единственным сотрудником!” Если эту информацию придется собирать самому руководителю, да еще додумывая и допредполагая то, о чем данных вообще найти не удалось, тогда возможности точно нет и остается полагаться только на интуицию, “управленческую жилку” или что-то еще.

Существует, однако, система получше. Это система финансового планирования, сокращенно - ФП, разработанная Л.Роном Хаббардом. Ее цель - обеспечение прибыльности организации, то есть превышение доходов над расходами. Любой бизнес, вероятно, создавался в предположении, что доходы там будут больше расходов и, в конце концов, собственнику и бизнесу будет хорошо и славно.

Финпланировавание, в частности, вводит строжайшую дисциплину расходов в организации. По этой системе на любые расходы организации должна быть, прежде всего, подана сотрудником заявка установленной формы. В ней сотрудник излагает (подчеркиваю, письменно излагает!) на какие цели предполагаются эти расходы, давая исчерпывающее описание того, как именно предполагается их осуществить. С указанием фирмы-заказчика, если он есть, с описанием того, что приобретается и почему это нужно. И с точным указанием требуемой суммы. Коль это делается письменно, уже не оправдаешься незнанием или непониманием. Просишь денег - будь добр, внятно изложи, зачем.

Далее, в компании еженедельно проводится совет по финпланированию, на котором рассматриваются все заявки, поданые сотрудниками к этой дате. Если не подал заявку? Как говорится, если не успел, то опоздал. Таков установленный порядок и все. Кроме того, ФП вводит в действие важнейший принцип: сначала зарабатываем, потом тратим. Только то, что заработано на этой неделе - тратим на следующей. Не наоборот. Совет по ФП имеет в своем распоряжении данные о величине дохода за прошедшую неделю, суммы налоговых выплат (готовит бухгалтер) и других еженедельных расходов организации. Поэтому, имея также все поданые сотрудниками заявки, совет по ФП принимает решение, видя картину по компании в целом. Все затраты в организации производятся только так, и не иначе.

Чуть раньше я говорил о том, что принимая решение, давать или не давать кому-то денег, было бы неплохо знать, как идет работа у сотрудника, который их просит.

Этот вопрос пересекается с темой нашего третьего урока - “Организуем”. Там говорилось о продукте организации, о том, что каждый Ваш сотрудник должен вносить свой вклад в создание продукта организации, то есть производить ПОДПРОДУКТ. Раз производится что-то конкретное, это может быть измерено.

Если Ваша компания производит “вкусный ароматный кофе со сливками”, можно посчитать, сколько было произведено чашек этого кофе. Можно посчитать и подпродукты - сколько было помыто чашек, ложек и блюдец, сколько было намолото кофе, сколько подано порций сливок и т.д., до любой степени детализации. Это означает, что каждая должность может (и обязана!) иметь статистику, то есть объективные, выраженные в цифрах данные о своей работе.

Как это связано с финансами? А вот как. Когда Вы принимаете решение о выдаче денег, то имеете возможность взглянуть на статистику должности. Если дела там идут хорошо,  можно принимать решение о каких-то бонусных затратах, не связанных напрямую с производством (премии сотрудникам, новая мебель в офис и т.п). Если же дела идут неважно, то одобряются только производственные затраты. И никаких бонусов.

В нашей компьютерной программе Admin Solution of Management реализован очень удобный и гибкий механизм финпланирования, который может быть настроен для работы в любой организации. В нем имеется система подачи сотрудниками заявок на ФП прямо с их рабочих мест. Далее эти заявки (исходя из величины дохода на этой неделе и других затрат - все эти данные также сходятся в ФП) проходят процедуру одобрения. При этом, поскольку программа “знает”, какая должность подает заявку, совет по ФП имеет возможность открыть статистику этой должности одним щелчком мышки. Остается только принять решение: “да” или “нет”.

Такую систему утверждения заявок на расходы Вы можете применить у себя уже сейчас, в “бумажном” виде.

Итак, необходимо принять систему финансового планирования, на основе следующих принципов:

  1. Сначала зарабатываем, потом тратим
  2. Расходы не должны превышать доходы
  3. Все расходы в организации должны проходить процедуру утверждения по заявке установленной формы.
  4. Совет по ФП - еженедельно

Это очень краткое, буквально “точечное” изложение нескольких принципов ФП, которые, однако, Вы можете применять прямо сейчас. Тема же ФП очень обширна, еще раз подчеркиваю это. В нее входит и специальная система оплаты счетов поставщикам для повышения кредитоспособности Вашей компании, система повышения финансовой стабильности путем создания целевых фондов и работы с ними и многое другое.  Но главное отличие ФП от других систем учета состоит в том, что основной упор здесь делается не на подсчет финансов. Это важно, но не основное, как бы это ни казалось Вам странным на первый взгляд. Главное - это повышение ответственности каждого сотрудника организации.

Вот смотрите, если я просто пришел к начальнику и сказал “дай денег на рекламу” - это одно. А если я заполнил заявку к установленному дню, внятно в ней все изложил (а значит до того - продумал) и ПОДПИСАЛ, значит, я уже отвечаю за то, что там написано. И это уже совсем другое.

Для тех, кому интересна тема правильного Финансового планирования, и кто хочет эффективно применять это убойнейший инструмент Админ технологии,  мы проводим 4-хдневный практический курс «Финансовый директор».

С уважением,
Юрий Киселёв
соучредитель компании ATManagement Group

Источник: http://admintech.ru/

Комментарии

Вы не авторизованы. При отправке сообщения, в качестве автора будет указан "Гость". Вход | Регистрация
Защита от спама * :

Введите символы на картинке

Контекстная реклама


Рубрики


Календарь

«
Декабрь 2016 г.
»
ПнВтСрЧтПтСбВс
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31

Интервью

Harbour.Space Barcelona доверил разработку бренда дизайнерам из российской глубинки
29.11.2016 | Брендинг | Директора
Интервью с креативным директором агентства «I am» Андреем Брохман.
Logitech: ребрендинг как переосмысление
02.09.2015 | Брендинг | Директора
Интервью с генеральным директором Logitechв России Романом Мониным.
Сегодня квесты взрывают рынок развлечений
17.07.2015 | Интернет | Директора
Интервью с Артемом Лузгиным, основателем и сценаристом региональной сети escape-квестов «Изоляци

Обсуждения: Новые комментарии

ЕкатеринаДизайн новогодней открытки ...
Здравствуйте, готова выполнить макет. Какой бюджет? Сайт:http://esd.graphics/ ...
ГостьThor Group ...
Олежка Батраченко обычный жулик. Обманул людей и живет на их деньги спокойно. Его номер телефона +79687567575. Живет на Рублевке ...
Максим ШульгинАвиакомпания "Аэрофлот" шокирова ...
Спасибо! Не вычитали исходный текст http://avia.pro/news/aviakompaniya-aeroflot-shokirovala-klientov-reklamoy-s-krematoriem Испр ...
ГостьХотите, чтобы ваши дети были спо ...
Отличные результаты! ...
ГостьХотите, чтобы ваши дети были спо ...
Пока есть такие, как вы, есть надежда. ...