ТМ учит делегировать и освобождает время на стратегию
В чем суть разработанной вами технологии управления временем?
– Здесь можно выделить несколько блоков. Они воплощаются в личной практике менеджера, в практике командной и корпоративной. Первый блок – хронометраж. Это попытка понять реальную картину происходящего со временем: отслеживание, мониторинг, анализ. Второй – целеполагание. Это самая важная вещь, определяющая смысл деятельности. Третий – гибкое планирование времени. Четвертый – самомотивация, которая помогает решать неприятные, муторные, рутинные задачи, хвалить себя или ругать в зависимости от важности этих задач.
Командный ТМ регулирует взаимодействие «по горизонтали». Именно вопросы взаимоотношений сотрудников, согласования индивидуальных целей, планов и приоритетов в условиях неизбежных функциональных и личностных конфликтов требуют корпоративного централизованного регулирования. Корпоративный
А если ближе к жизни: как менеджер должен организовать свое рабочее время, чтобы его работа была максимально эффективной?
– Возьмем
Результативность ТМ в среднем менеджерском звене можно продемонстрировать на примере компании «
Сколько времени можно сэкономить при помощи ТМ?
– От двух часов в день. Меньше – просто неприлично. Был такой случай в московской компании. Руководитель – ударник капиталистического труда, МВА, два иностранных языка, спорт, вся жизнь выстроена. Мы решили провести хронометраж. Обнаружили около двух часов «резервного» времени в день. И это только за счет мелких внешних «проливаний» – когда вас дергают, вы отвлекаетесь на 30 секунд. Но всякий раз вам нужно переключиться, вдуматься – и в итоге времени уходит много. Это я привел в пример суперструктурированного руководителя. А если менеджер менее организован, можно обнаружить еще больший резерв.
На что лучше потратить эти два часа?
– Бизнесменам чаще всего не хватает времени на важные несрочные задачи (см. классификацию задач на стр. 26). На все, что связано со стратегией развития бизнеса, с перспективными клиентами, с системой управления, с мотивацией персонала. Как ни странно, на стратегию времени всегда не хватает. Все съедает текучка – то, что «горит».
Текучку нужно делегировать?
– Да, либо делегировать, либо
Если «сгрузить» текучку на подчиненных, эффекта не будет:
Делегирование полномочий – одна из ключевых проблем российского бизнеса: до сих пор многие руководители предпочитают все делать сами. Может ли ТМ повлиять на управленческую систему компании в целом?
– ТМ дает возможность либо уменьшить управленческий аппарат, либо увеличить объем задач, выполняемых каждым менеджером. Во втором случае нужна внятная система личного планирования. Если сотрудник просто говорит «я не успеваю» – это голословно. Благодаря внедрению личного хронометража, система работы подчиненного становится прозрачной. Станет понятно: здесь он перегружен, а тут недогружен. После этого можно эффективно перераспределить нагрузку.
Вот пример из практики РАО ЕЭС. Там есть заместитель руководителя департамента, который обязан отслеживать процессы исполнения договоров. Это его актуальная задача. У каждого подчиненного ему исполнителя – свои задачи по согласованию договоров с подрядчиками. Процесс длинный, причем договоров одновременно может быть штук 20. И плюс несколько десятков заключенных договоров, которые необходимо исполнять. Во время установки ТМ для такого зама настраиваются способы постановки задач для исполнителей, уточняются виды отчетности по договорам. В итоге, зам видит, на какой стадии находится каждый договор, сколько времени проходит от момента постановки задачи до момента согласования договора.
Каждый берет от ТМ самое важное
Как долго менеджер внедрятет систему организации времени?
– На начальном этапе –
В систему ТМ входит отдых?
– Раз в час перерыв на пять минут с максимальным переключением. Это не значит «ползать в сети по нерабочим сайтам». Необходимо выйти в коридор, на балкон, полюбоваться природой. Переключение дает прирост эффективности, то есть энергию.
У меня есть понятие «творческой» лени. Нужно иногда сознательно принимать решение: «Хочу лениться – и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести. Перед «творческой ленью» лучше загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!
Система претерпевает
– Индивидуальный «пошив» – это самое главное! Система ТМ «затачивается» под человека или под компанию. Каждый очередной вариант определяется особенностями корпоративной культуры.
Что чаще всего «отпадает» от системы в процессе индивидуальных притирок?
– Не всем подходит хронометраж, хотя мы его рекомендуем в любом случае. Если человек не предрасположен к нему, то хронометрирует лишь первые
Когда ТМ не работает?
– Есть несколько типичных ситуаций. Например, руководитель всех собрал на семинар в выходной, а сам не пришел. Мотивации у людей никакой, подготовки никакой, руководитель личный пример не показывает. Что, кроме отторжения, может тут возникнуть? В одной компании при помощи ТМ решили избавиться от системного бардака. Мы объяснили, что ТМ может дать повышение личной эффективности, но если в компании в целом бардак, то организация времени не станет панацеей.
Творчество и самодисциплина совместимы
Пока нельзя утверждать, что российский бизнес массово берет на вооружение ТМ. Многие объясняют это тем, что ТМ не подходит России...
– Есть миф, который уже стремительно устаревает: дескать, русскому творческому характеру не свойственна жесткая самодисциплина. В реальности все было иначе. Чайковский очень жестко организовывал свой день: в любом случае писал музыку с 6 до 12 утра. Или Пушкин. Посмотрите черновики «Истории пугачевского бунта»: весь процесс работы детально расписан. Выделено определенное количество часов на каждую главу. Творческий – не значит неорганизованный.
Есть мнение, что человек западной культуры действует моновекторно, то есть последовательно, пошагово, а русский – поливекторно, то есть выполняет сразу несколько разных действий…
– Одно другому не мешает. Можно составить список приоритетов, а 40% дня оставить на непредвиденные дела. Пожалуйста, делайте многовекторную структуру контекстного планирования, гибкую систему рабочего дня. В работе менеджера очень многие задачи привязаны не ко времени, а к «кайросу» (с греч. – «удобный момент»). При гибком планировании менеджер должен в течение дня ловить «кайросы». Например, встретив в коридоре генерального директора, можно быстро решить вопрос, на который ушло бы несколько месяцев. Выделяют «кайросы» мест. Например, вы можете многие вопросы решить, оказавшись в региональном филиале или на совещании. Если у вас есть список таких «кайросов», привязанных к конкретным людям и местам, и вы его регулярно просматриваете, то, когда возникнет удачный момент для решения задачи, вы его точно «поймаете». Мы эту методику называем «контекстное планирование».
А то, что русские якобы не воспринимают самодисциплину – это самозомбирование. Это поиск отмазок. Мол, мы такие восточные, креативные… Да все креативные! Американцы что ли не креативные? Почему тогда они первые, а мы
Западный вариант ТМ не так уж нам чужд. У нас в стране он с предубеждением воспринимается как очень жесткий, потому что на русский язык переводились до сих пор в основном старые книжки по ТМ 70- х годов. Классические пособия по
Вы проверили эффективность ТМ на себе?
– Давайте посмотрим. Мне меньше 30 лет. Когда люди меня на семинарах видят, они удивляются, ведь ожидали увидеть человека зрелых лет, как минимум, доктора наук. Я успел написать две книги, защитить диссертацию, создать свой бизнес. При этом каждый день – бассейн, минимум час на чтение художественной литературы. Плюс время на личную жизнь. К своим годам я успел многого достичь, это лучшее доказательство того, что система работает.
Вот как организован мой обычный рабочий день. Если это тренинг, то в него входит восемь часов занятий. Вечером – переговоры или презентация, потом релакс. Если нет тренинга, то обычный офисный день: работа над проектами, встреча с клиентами –
В месяц у меня
То есть не вся жизнь по плану?
– ТМ не превращает в робота – это лишь стереотип. Философия ТМ в следующем: мы не можем быть свободны во всем, и если хотим получить свободу в