Eventum Premo - оператор министерской встречи «Форум стран-экспортеров газа»

С приветственным словом к участникам Форума обратился Председатель Правительства РФ Владимир Путин. Во встрече приняли участие Министры и Главы делегаций следующих стран: Российской Федерации, Алжира, Боливии, Венесуэлы, Египта, Ирана, Катара, Ливии, Нигерии, Тринидада и Тобаго, Экваториальной Гвинеи, а также Норвегии (наблюдатель) и Казахстана (гость). Компания Eventum Premo была назначена оператором этой министерской встречи.

Одной из первых задач агентства стала регистрация стран-участников форума, стран-наблюдателей, высокопоставленных лиц, а также журналистов. Регистрация заняла два дня и была разнесена на два этажа для удобства участников Форума - на «регистрацию делегаций» и «регистрацию прессы». Выдача бейджей для прессы происходила только 23 декабря, в течение первой половины дня, при этом на мероприятие было зарегистрировано более 200 представителей российских и иностранных СМИ.

Еще одной задачей стала общая и техническая координации работы пресс-центра, оснащенного компьютерами с выходом в интернет, телефонными линиями с международным доступом и трансляцией видеосигнала из зала заседания в прямом эфире. Официальным языком Форума является английский, поэтому и зал официального Заседания, и пресс-центр были оснащены необходимым оборудованием для синхронного перевода. Перевод осуществлялся на несколько языков: английский, испанский, фарси и русский. Кроме рабочей зоны, в течение дня для журналистов работал фуршет-зал, на территории которого действовала Wi-Fi связь.

Для ориентирования большого количества участников и гостей, все залы, коридоры и входы «Президент-отеля» были оснащены интуитивно понятной навигацией. Кроме того, площадка была условно разбита на зоны, и за каждую часть отвечали 1-2 сотрудника агентства, которые в любой момент могли ответить на вопросы журналистов и участников. Для общения СМИ с участниками Форума была организована зона для пресс-подхода и зал для протокольной съемки.

Зал Заседаний координировали сотрудники Eventum Premo, знающие специфику протокола мероприятий такого уровня и имеющие опыт проведения подобных мероприятий. В их задачи входила подготовка рассадки участников, необходимая помощь делегатам внутри «красной зоны», организация кофе-брейков между заседаниями и общий контроль проведения мероприятия.

Завершение форума ознаменовал собой торжественный ужин в 2-х ресторанах «Президент-Отеля» для участников и глав делегаций.

По словам Екатерины Стрельцовой, Директора по работе с Клиентами компании Eventum Premo, «участие в мероприятии мирового уровня для любого агентства не только весомый проект для портфолио, но, прежде всего, большая ответственность. Проект, где нет права на ошибку. Во многом, организовать мероприятие на таком уровне в достаточно сжатые сроки (на всю подготовку мероприятия у агентства было четыре рабочих дня) нам помог положительный опыт, накопленный при проведении Петербургского экономического форума и Встречи Министров финансов G8.

Подводя итоги работы Eventum Premo на Форуме, можно сказать, что агентство выступило звеном, соединяющим между собой организаторов форума, взаимодействующим с различными структурами, в том числе силовыми, а также отвечающим за всю координационную и техническую составляющую проекта.

В рамках Форума стран экспортеров газа прошло подписание Устава и определение штаб-квартиры организации. Местом штаб-квартиры стала столица Катара – Доха, где в 2009 году пройдет следующее заседание Форума.