Фактически, достаточно устранить некоторые факторы, которые значительно тормозят работу компании, чтобы значительно повысить эффективность ее работы. Особенно это касается рекламных агентств: как показывает практика, многие не используют весь потенциал своих ресурсов в полной мере, причем по совершенно разным причинам. Давайте попробуем разобраться, что же мешает работать максимально эффективно.
Одной из основных причин неэффективности работы рекламного агентства обычно является нерациональная организация рабочего процесса. Это может включать в себя множество факторов.
Прежде всего, это неправильная методика работы – как общая, так и отдельных сотрудников.
Например, проведение тренингов с промоутерами занимает слишком много времени, при этом не всегда давая на выходе ожидаемую эффективность. То есть персонал не понимает цель акции, не запоминает ключевые моменты речевок либо не может ответить на дополнительные вопросы о продукте, или что-то еще. Это можно выявить путем проведения нескольких тестирований – чтобы была возможность говорить о закономерности, нужно исключить фактор случайности. Тут может помочь анализ непосредственной работы менеджера, его методик и инструментов, используемых на тренинге, возможно, стоит попробовать новый подход, структуру работы, использовать новые наработки или чужой успешный опыт, и т.д. Можно напрямую спросить полевой персонал или привлечь стороннего наблюдателя на тренинг: это даст возможность оценить проведение свежим взглядом – есть вероятность, что ответ лежит на поверхности, например, имеет место постоянный отвлекающий фактор, который не дает возможности сосредоточиться.
Или другой вариант - менеджеры тратят подавляющую часть своего рабочего времени на механическую работу, например, сведение отчетов к одному виду, их перевод в другой формат, внесение данных в презентацию, приведение информации к требуемой форме и подобные не требующие специальных навыков действия. То есть не аналитическая работа, а именно техническая. Кстати, вероятность ошибок при больших объемах очень здорово увеличивается, думаю, с этим сталкивались все. Тут выход гораздо проще – автоматизация таких работ. Сейчас на рынке есть множество видов программного обеспечения, в том числе и непосредственно для рекламных агентств, которое может значительно сократить время таких работ. Например, для BTL и трейд маркетинговых программ обычно используют Промоплан, эта программа позволяет за пару минут свести все отчеты, на их основании построить любые диаграммы и презентации, к тому же при желании ее можно настроить под себя. И аналитика становится проще – всегда можно выгрузить данные по предыдущим акциям.
Автоматизация так же помогает при низкой скорости и производительности труда. При этом, когда всю механическую работу делает программа, у сотрудников остается больше времени и сил на выполнение той части своих трудовых обязанностей, которую автоматизировать невозможно. Это может быть более тщательная разработка акций, есть возможность уделить более пристальное внимание каким-то мелочам, тонкостям, которые обычно решаются на месте, в режиме форс-мажор или «как угодно, просто чтобы было», или креативной составляющей – появляется время на индивидуальный подход, а не копирование предыдущих акций. Думаю, упоминать о том, что качество работы рекламного агентства в этом случает вырастает в разы, не стоит.
В общем, чтобы выявить слабые места в методологии и организации рабочего процесса, лучше всего собрать и проанализировать статистические данные. В принципе, это можно сделать и самостоятельно, не привлекая сторонних специалистов: на какую работу уходит основное время, сколько тратиться на конкретные операции, почему, какова результативность, и т.д. Проще, конечно, если производительность труда сотрудников разная – путем сравнения мешающий фактор найти легче. Если же есть подозрение, что причина неэффективности именно в организации процесса, можно попробовать найти материал для сравнения, либо сделать это эмпирическим путем – то есть изменить методику работы одного сотрудника и посмотреть что получится.
Другой фактор, сдерживающий развитие рекламного агентства – это недостаточное количество заказов, как ни парадоксально, хотя взаимная зависимость этих моментов налицо. Постоянный поток заказов – это и рост опыта и портфолио, и разработка новых методик, и причина быть все время в тонусе, и, в конце концов, финансовые средства для развития и дальнейшей работы. Но это, конечно, очевидно. Думаю, о том, как определить этот момент, говорить не стоит. Вопрос в том, как управлять и влиять на данный показатель. Прежде всего, эффективная качественная работа агентства, как это ни банально, привлекает заказчиков. Сарафанное радио по-прежнему один из самых эффективных инструментов маркетинга, и успешные и интересные акции привлекают лучше, чем громкий самопиар. Хотя забывать о последнем, разумеется, тоже не стоит.
Еще один вариант – найти или сотворить свое УТП или выявить конкурентное преимущество. Демпинг может быть полезен, но в долгосрочной перспективе у большинства компаний, к сожалению, не хватает места для соответствующих маневров. Конкуренция по качеству – это замечательно, но, увы, при сравнимом уровне цен выделиться достаточно сложно.
Достойный сервис в настоящее время, скорее, жизненная необходимость, чем что-то особенное.
Можно попробовать сделать рабочий процесс более прозрачным, клиентам обычно импонирует, если они могут наблюдать за процессом в режиме реального времени. Лучше это проиллюстрировать, к примеру, для BTL. При автоматизации процессов с помощью Промоплана менеджеры и руководители могут видеть, как идет акция, статистику и персонал по точкам, какие отчеты сданы, фото из торговых точек, результаты и т.д. – это все отображается в программе, а информация о любых изменениях автоматически отправляется на почту всем участникам и организаторам акции. При желании, к этой системе можно подключить и заказчика, это продемонстрирует честность и ответственность исполнителя. Кстати, один из самых замечательных способов в плане экономии нервных клеток и рабочего времени на работу с заказчиком.
Еще один фактор, влияющий на эффективность и развитие рекламного агентства – лояльность сотрудников. То есть способность в дедлайны или в иных критических ситуациях сидеть вечерами (неоплачиваемыми) на рабочем месте и творить чудеса, моральный климат в коллективе, его сплоченность и поддержка, как взаимная, так и по отношению к компании в сложное время. Для работы с этим фактором кадровиками и психологами разработано великое множество методик, как для анализа ситуации, так и для ее исправления – тесты, статистика, бизнес-игры и тренинги, тимбилдинги, корпоративы и т.д. Этому вопросу стоит уделить внимание – не всегда руководитель может увидеть все «подводные течения» в коллективе, а на работе это может сказаться значительно. Причем, это касается и межличностных отношений, и корпоративной лояльности. Помимо достойных условий труда, рациональная организация процесса тоже может сыграть свою роль – во-первых, это демонстрирует заботу о сотрудниках и уважение к чужому времени со стороны менеджмента, во-вторых, все-таки интересная работа приносит больше удовольствия, чем механическая, и этот момент значительно повышает ценность компании как работодателя.
Таким образом, найти тот фактор, который не дает вам работать в полную силу, не настолько сложно, как может показаться на первый взгляд. Надо только внимательнее присмотреться к перечисленным моментам, и уделить хотя бы немного времени и внимания каждому.
Алексей Гребенюк,
Руководитель проекта Промоплан
