По статистике 30% неавтоматизированных бизнесов обречены на смерть. Причины просты: компании, прошедшие процесс автоматизации, работают быстрее и эффективнее, они имеют все шансы отодвинуть конкурентов. Вторая причина: клиенты считают такие компании более надёжными; записи и документация «на коленке» больше не вызывают доверия у аудитории. Третья причина: новое поколение сотрудников не представляет себе работу без современных сервисов.
Для того, чтобы автоматизировать бизнес, сначала нужно детально расписать каждый процесс: кто участвует в этом процессе, кто отвечает за результат, какой должен быть конечный итог процесса, как другие сотрудники соприкасаются с этим процессом.
Например, в процессе продажи участвует менеджер, за его результаты отвечает руководитель отдела продаж, результатом является законченная продажа товара на определенную сумму в определенный срок. Процесс продажи может быть связан с другими отделами, например, с логистикой или с отделом кадров, так как нехватка самого товара или менеджеров сказывается на конечном результате продаж. В ходе такого анализа вы можете обнаружить, что какие-то процессы или их элементы в вашем бизнесе отсутствуют. Например, может оказаться, что логисты не учитывают заявки отдела продаж при поставках товара. Поэтому не будет лишним каждый процесс «протащить» через все ваши отделы и понять, как сотрудники могут влиять на него. Прежде чем приступить к автоматизации процессов, нужно их проранжировать по степени важности, выявить, какие из них влияют на прибыль наибольшим образом, и начать именно с них.
В каждом процессе нужно найти то, что можно автоматизировать. Приведу несколько общих примеров, которые можно наложить практически на каждый бизнес.
1. Ведение клиентской базы
Если вы записываете клиентов в блокнотах, на листочках или даже в табличке exel, вы тратите огромное количество времени на поиск нужного клиента и никогда не вспомните, что обещали ему позвонить через неделю. Есть множество программ типа CRM, которые позволяют легко и эффективно управлять базой, и более того анализировать её: сколько клиентов к вам пришли, сколько купили, сколько вернулись за повторной покупкой и многое другое.2. Контроль потока клиентов
Большинство современных программ автоматически вносят все звонки и интернет- заявки. Конечно, если люди идут к вам с улицы, обязанность фиксации трафика будет на менеджере. При внедрении системы учёта вы скорее всего столкнётесь с сопротивлением персонала. Менеджерам будет казаться, что работа с программой увеличивает нагрузку и контроль, так как современные сервисы позволяют прослушивать звонки и видеть продолжительность активности работника. Ваша задача объяснить, в чем преимущество использования программы, можно ввести условие, что заработная плата начисляется только по тем сделкам, которые есть в системе.3. Документооборот
Его можно вести в той же программе, что и базу клиентов, так все необходимые данные всегда будут под рукой не только у вашего сотрудника, но и у вас. Вы не будете тратить время на вопросы с уточнениями: « что купил клиент, когда купил, сколько заплатил?».4. Постановка задач
Все задачи заносятся в систему. Таким образом, вы знаете, какие из них получены сотрудниками, когда они будут выполнены, чем занят персонал в течение рабочего дня. А сотрудники могут быть уверены, что не забудут и не потеряют ни одну из поставленных задач, система вовремя напомнит им о необходимости их выполнения, а также поможет правильно распределить рабочее время. Никто не тратит время на уточняющие вопросы, напоминания или повторную постановку задач; уменьшается количество ошибок, совершенных по вине сотрудников.5. Скорость работы
Доказано, что работая с CRM, сотрудник может выполнить в 4 раза больше задач за день, чем без. Более того, часть работы менеджеров можно полностью доверить автоматизированным сервисам: рассылку сообщений по электронной почте и в мессенджеры. Эффективность рекламы можно считать, используя сервис Roistat, или подключать все возможности той же CRM.6. Аналитика
CRM-системы позволяют держать руку на пульсе. В любой момент вы можете проверить каждый из показателей вашего бизнеса по нескольким параметрам. Можно отслеживать ход работы менеджера, увидеть, насколько эффективно он справляется с задачами и планом. В некоторых программах есть опция аналитики рекламных кампаний, они помогут вам считать конверсию.Без автоматизации бизнес-процессов компания не сможет развиваться. Для здорового роста ваши бизнес-процессы должны опережать вас минимум на год. То есть вы должны уже сейчас представлять, как будет выглядеть, и как будет работать компания, когда разовьётся. Даже если вы вырастете за счёт скачка рынка, вы всё равно столкнетесь с рядом уже более серьёзных проблем другого уровня. Поэтому мой вам совет: предугадайте возможные проблемы, подготовьтесь и автоматизируйтесь!
Ольга Черепанова – предприниматель, владелица сети турагентств Any Dreams, бизнес- консультант. Ольга ведёт бизнес более 12 лет, сейчас в её компании работает 70 человек в 10 офисах. Более 4 лет Ольга управляет своими предприятиями удаленно, за эти 4 года оборот компании вырос в два раза, а количество довольных клиентов увеличилось до 150 000 человек, в октябре 2019 года туристическое агентство Ольги получило премию Starway 2019 как лучшее турагентство региона.
