На основе авансовых отчетов организация планирует возместить указанные расходы в рублях. Как отражается в бухгалтерском учете данная ситуация?

30.11.2014

Сотрудники организации направляются в командировку в Ниццу для участия в конференции контрагента. Им выдан из кассы аванс в размере суточных (2500 руб. за день командировки, включая выходные). Сотрудники за свой счет приобрели электронные авиабилеты и оформили визы. Авиабилеты были оплачены с личных рублевых карт сотрудников за месяц до командировки. После возвращения из командировки сотрудники представили авансовые отчеты с подтверждающими расходы документами. При этом один из сотрудников представил маршрут-квитанцию со стоимостью перевозки в иностранной валюте и выписку банка, подтверждающую расход в рублях. На основе авансовых отчетов организация планирует возместить указанные расходы в рублях. Как отражается в бухгалтерском учете данная ситуация?

Трудовые правоотношения

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749)).

Кроме того, при направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки, а также иные обязательные платежи и сборы (п. 23 Положения N 749).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Таким образом, организация-работодатель обязана возместить расходы сотрудников на приобретение билетов к месту командировки и обратно, а также расходы на оформление виз.

Для этого в силу п.п. 15, 26 Положения N 749 каждому из сотрудников по возвращении из командировки необходимо представить организации в течение 3 рабочих дней:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы на командировку;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Бухгалтерский учет

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий (п. 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99)):

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
- сумма расхода может быть определена;
- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Деньги на командировочные расходы, включая суточные, выдаются работникам под отчет (авансом).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Выдача (перечисление) денежных средств каждому из сотрудников на командировочные расходы отражается в учете организации записью:

Дебет 71 Кредит 50 (51)
- выдан (перечислен) аванс на командировочные расходы.

В бухгалтерском учете командировочные расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п.п. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).

Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки. Так, например, командировочные расходы могут быть учтены на следующих счетах учета затрат: 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу".

В рассматриваемой ситуации один из сотрудников предоставил маршрут-квитанцию в иностранной валюте. В такой ситуации при признании в учете расходов на проезд указанного сотрудника дополнительно нужно учитывать следующие положения.

В соответствии с п. 5 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (далее - ПБУ 3/2006) пересчет стоимости актива или обязательства, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, устанавливаемому ЦБ РФ.

Согласно п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н и п. 6 ПБУ 3/2006, записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте производятся в рублях, в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБР, действующему на дату совершения операции.

Датой совершения операции в иностранной валюте по расходам, связанным с командировками, согласно Приложению к ПБУ 3/2006 признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, для целей бухгалтерского учета командировочные расходы, осуществленные сотрудником в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.

В рассматриваемой ситуации сотрудник оплатил авиабилет с личной рублевой карты. Поэтому мы не исключаем, что сумма денежных средств, списанная с его карточного счета и которую организация обязана возместить, будет не совпадать с расходами на проезд, пересчитанными в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета. В этом случае организации также необходимо учитывать следующее.

Курсовой разницей в соответствии с п. 3 ПБУ 3/2006 признается разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода.

Так, например, курсовой разницей может являться разница, образовавшаяся при приобретении ТМЦ, в случае, когда дата принятия их к учету происходит ранее даты оплаты. Иными словами, курсовая разница образуется вследствие изменения курса иностранной валюты.

Соответственно разница, образующаяся между курсом банка, по которому происходит списание со счета карты сотрудника, и курсом ЦБ РФ на дату признания командировочных расходов, не подпадает под понятие курсовой разницы. Указанная разница образует расход (доход) от обмена валюты (конвертация по внутреннему курсу банка).

Размер этого расхода (дохода) будет определяться расчетным путем на основании выписки банка и курса ЦБ РФ, действующего на дату утверждения авансового отчета.

Выписка банка в этом случае является первичным документом, на основании которого и будет отражаться такой расход (доход) в учете. Расчет расхода (дохода), в свою очередь, следует оформить бухгалтерской справкой.

Таким образом, признание командировочных расходов, а также возмещение затрат каждого из сотрудников может быть отражено в учете организации следующими записями:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами"
- отражены расходы в виде суточных, оплаты проезда и оформления визы на основании авансового отчета и подтверждающих расходы документов;

Дебет 91 (71) Кредит 71 (91)
- отражены расходы (доходы) от конвертации валюты, рассчитанные как разница между суммой, указанной в банковской выписке, и суммой пересчета фактических расходов в рубли на дату утверждения авансового отчета (в случае их возникновения);

Дебет 71, субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте" Кредит 50 (51)
- возмещены командировочные расходы сотрудника.

Дополнительно рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. НДФЛ при возмещении расходов по командировкам;
- Энциклопедия решений. Расходы на командировки работников, не облагаемые страховыми взносами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Хмелькова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Волкова Юлия

4 июня 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Re-port.ru материал предоставлен компанией ООО "СК Гарант-Столица".


Re-port.ru
Re-port.ru
+1625.1
ДОБАВИТЬ комментарий
Вы не авторизованы. При отправке сообщения, в качестве автора будет указан "Гость". Вход | Регистрация
Я не робот