В данном обзоре использованы примеры из практики SEO-компании Demis Group.
Предпосылки и основные этапы создания системы
В том или ином виде профессиональная адаптация присутствует в любой компании для любой должности. Но наиболее выраженная потребность в ней, как правило, возникает в двух случаях:
- если новый сотрудник обладает более низкими профессиональными компетенциями, чем требуется для эффективного выполнения поставленных задач на новой должности;
- если в компании приняты собственные уникальные стандарты работы (профессиональные или технологические).
Важно отметить, что систему профессиональной адаптации нельзя создавать в отрыве от процессов, в которые вовлечен новый сотрудник с момента выхода на работу. Все должно быть подчинено единой логике. Например, до знакомства сотрудника с внутрикорпоративными стандартами приема в работу задач и отчетности по ним неправильно ставить перед ним профессиональные задачи.
Для достижения максимального результата, отдачи от профессиональной адаптации необходимо выстраивать именно систему мероприятий, направленных на отработку недостающих компетенций и/или передачу уникальных стратегий и стандартов работы, принятых в компании. Только в этом случае можно рассчитывать на заметные результаты.
Основными этапами создания такой системы будут:
- Анализ текущей ситуации и понимание того, что именно в обязательном порядке требуется передать новому сотруднику.
- Подбор адаптационных инструментов и внедрение процедур адаптации в реальную практику компании (разработка содержания адаптационных процедур, соответствующих стратегии развития и потребностям бизнеса).
- Анализ эффективности системы адаптации и отдельных адаптационных инструментов.
- Коррекция и доработка.
Каждый этап реализует свою цель и имеет свои инструменты и методы.
Анализ текущей ситуации
Здесь нам необходимо собрать информацию и сформировать представление о том, что в обязательном порядке надо передать новому сотруднику для его успешной адаптации в компании и должности. Обычно для этого используют следующие методы: наблюдение, опрос или беседа с линейными руководителями (держателями ключевых процессов).
Вопросы, на которые полезно получить ответ в первую очередь:
- С какими проблемами чаще всего сталкиваются новые сотрудники?
- Основные алгоритмы работы сотрудников на данной должности (данная информация дает еще и представление о том, чему в дальнейшем полезно будет дополнительно обучать уже работающих сотрудников).
- С какими подразделениями будет обязательно происходить взаимодействие нового сотрудника? Имена, фотографии и номера телефонов сотрудников данных подразделений, с которыми происходит взаимодействие.
Подбор адаптационных инструментов и внедрение процедур адаптации в реальную практику компании
Выбор эффективных инструментов для формирования программы адаптационных мероприятий достаточно широк и разнообразен.
Для передачи новым сотрудникам алгоритмов работы полезно использовать успешный опыт уже работающих сотрудников. Например, в компании Demis Group для Департамента продаж обязательным элементом адаптации является прослушивание подборки записей реальных разговоров успешных менеджеров по продажам, в которых отражены разные стратегии проработки основных возражений клиентов.
Также общепризнанными инструментами адаптации, которые используются и в Demis Group, являются:
- Адаптационный лист, где фиксируются все мероприятия адаптации, ответственные, результаты.
- Корпоративная книга нового сотрудника, где содержатся все актуальные инструкции, шаблоны писем, описание правил поведения в компании и основ корпоративной культуры.
- Дистанционные курсы (вводные: «О компании» и «О продуктах компании»).
- «Welcome-тренинг», отрабатывающий у сотрудника основные умения и передающий основные стратегии, которые ему потребуются для работы.
Например, в DemisGroup на данном этапе для специалистов по продажам был смоделирован опыт успешных менеджеров по продажам и затем использован в качестве основы для системы профессиональной адаптации. Дело в том, что сфера деятельности SEO-компании Demis Group очень специфична и для того, чтобы успешно продавать такие услуги интернет-маркетинга, как «Оптимизация сайта», «Продвижение сайта», «Улучшение продающих качеств сайта» и др., менеджерам по продажам необходимо передать целый комплекс специальных уникальных знаний.
Для этого Учебным центром Demis Group использовались следующие инструменты:
- наблюдение
- анализ записи телефонных переговоров
- мозговые штурмы и групповые ролевые игры для считывания стратегий
- различные инструменты моделирования из НЛП (нейро-лингвистического программирования)
В итоге в DemisGroup стали использовать в Welcome-тренингах специальные формы активности, направленные на передачу выявленных стратегий эффективной работы. Так как подобная работа позволила отсечь все лишнее и концентрированно выдавать только работающие инструменты, то результаты превзошли все ожидания. Вводный адаптационный период был сокращен почти в 2 раза – до 4,5 дней. А выход на плановую эффективность продавцов составил всего 1,5 месяца. В целом план адаптационных процедур в зависимости от направления деятельности специалиста, проходящего профессиональную адаптацию, может иметь разные элементы и содержание. Как правило, используется смешанный формат, когда сотрудник над одними темами работает сам, над другими – совместно с коллегами в «рабочих группах» и/или с наставником, над третьими – с помощью серии учебных занятий с тренером.
Не стоит забывать на данном этапе о вовлечении в данный процесс линейных руководителей и наставников. Как минимум, все процедуры и инструменты необходимо согласовывать с непосредственными руководителями подразделений, как максимум, руководители участвуют во всех этапах разработки, обкатки и внедрения адаптационных инструментов. Адаптационный период обычно завершается составлением индивидуального плана развития сотрудника. В нем показываются те навыки, которые необходимо развивать, мероприятия в компании, которые полезно посетить, материалы для самостоятельного изучения, перспективы карьерного и профессионального роста в компании. Все это способствует формированию лояльности и работает на удержание сотрудника внутри компании.
Эффективна ли система?
На завершающем этапе необходимо проанализировать и подсчитать показатели эффективности системы профессиональной адаптации. Наиболее объективными показателями являются количественные. А среди количественных нужно отобрать те, где в достигнутом результате не менее 50% успеха можно отнести на счет выстроенной системы профессиональной адаптации. Приведем примеры таких показателей и конкретные результаты, которые были получены в компании Demis Group (замеры производились через 3 месяца после внедрения системы):
- Текучесть специалистов (среди менеджеров по продажам) снижена на 18%.
- Количество специалистов (среди менеджеров по продажам), досрочно вышедших на плановый уровень эффективности, то есть досрочно прошедших испытательный срок, увеличено на 15%.
- Процент выполнения плана всем Департаментом продаж за год увеличен на 30 – 40% по сравнению с предыдущим годом.
Дополнительно можно произвести замеры по следующим показателям:
- Период работы менеджера до момента совершения первой продажи (сокращен на 17% в случае Demis Group).
- Процент сотрудников, успешно прошедших испытательный срок.
- Процент сотрудников, уволившихся из компании в течение испытательного срока.
- Процент сотрудников, уволившихся в течение первого года работы.
Коррекция и доработка системы
В DemisGroup Учебный центр регулярно корректирует и дорабатывает систему адаптации. Так, например, система профессиональной адаптации менеджеров по продажам за последний год улучшалась 3 раза, обновлялись смоделированные стратегии, добавлялись новые блоки и формы активности в Welcome-тренинг, усиливалось вовлечение в процесс линейных руководителей и наставников.
Третий и четвертый этапы полезно проводить регулярно, так как в современной изменчивой бизнес-среде те инструменты и стратегии, которые отлично работают сегодня, завтра уже могут безнадежно устареть.
В целом стоит отметить, что качественно выстроенная система профессиональной адаптации может ощутимо повысить общую эффективность работы бизнес-подразделений компании и увеличить ее продажи.
