«Группа Черкизово» берет полевых сотрудников «на карандаш»

Группа «Черкизово» — крупнейший производитель свинины, мяса птицы, колбасных изделий и комбикормов в России, проводит автоматизацию филиальной и дистрибуторской сетей. С новой информационной системой уже работают сотрудники ЧМПЗ (ОАО «Черкизовский мясоперерабатывающий завод») и ТД «Петелино» Москвы и Московской области, до конца года планируется подключить все филиалы и дистрибуторов. О причинах, целях и промежуточных итогах автоматизации беседуем с Алексеем Буселем, руководителем проекта.

- Алексей, почему «Черкизово» автоматизирует дистрибуторов?
- В прошлом году наша компания начала движение в сторону мировых стандартов управления бизнесом для достижения глобальной цели — лидерства в отраслях птицеводство и мясоперерабока. Поскольку у нас не было инструментария для оперативного управления «полевым» персоналом и получения корректной структурированной отчетности от сбытовой сети, мы приняли решение развивать SFA-проект.

- Поясните, что такое SFA-проект?
- SFA (аббревиатура от английского Sales Force Automation) — система автоматизации продаж, программный продукт для дистрибуторов и производителей с собственной сетью сбыта. SFA обеспечивают консолидацию данных от распределительных площадок и оптимизируют работу полевых служб. Упрощенно это выглядит следующим образом: на мобильное устройство «полевого» сотрудника устанавливается приложение, которое автоматизирует и контролирует выездную работу. Приложение в онлайн режиме отправляет информацию в «облако», а оттуда в учетную систему филиала или дистрибутора. Кроме того, вся информация контролируется в центральном офисе и на местах.

- Какие задачи стоят перед системой в вашем случае?
- Мы должны объединить все собственные торговые дома и наших дистрибуторов — на этот год это более 50 компаний — в единую информационную сеть, автоматизировать работу 700 «полевых» сотрудников и получить все возможные сведения для отчетности, планирования, прогнозирования и развития продаж.

- С чего «Черкизово» начало работу в этом направлении?
- С утверждения модели автоматизации. Мы остановились на схеме SaaS (программное обеспечение в аренду) для безболезненного подключения и возможности, если это будет необходимо, без заметных потерь выйти из проекта. «Традиционная» автоматизация — с покупкой лицензий, администрированием, участием во внедрении и так далее — требует значительных финансовых вложений на этапе запуска, вовлеченность человеческих и технических ресурсов IT-департамента и других внутренних служб компании... В схеме SaaS работы по развертыванию системы, серверные мощности, актуальность версий программного обеспечения, техническая поддержка пользователей, центр дистанционного обучения — все это остается на стороне поставщика. К тому же — позволяет быстро разворачивать подобные системы на каждой площадке внедрения за 1-2 месяца.

- Как происходил выбор программного продукта?
- Информационные системы для компаний уровня «Группы Черкизово» всегда выбирают на основании тендера. Одно из основных технических требований к поставщикам — «облачная» (централизованная) архитектура решения. Конкурс был достаточно жестким, в «финал» вышли два российских разработчика, которым было предложено провести «пилоты» — пробные внедрения программных продуктов. В итоге контракт получила ГК «Системные Технологии» с SFA-системой «ST-Чикаго».

- Вы автоматизировали два филиала. Можно ли на этой стадии говорить о каких-то метриках эффективности?
- На продажи влияет множество различных факторов, поэтому прямой экономический результат, выраженный в конкретных цифрах, озвучивать пока преждевременно. Но оптимизация многих процессов не вызывает сомнений. Мы реорганизовали отделы продаж, сделав упор на работе «в полях». Всем «полевым» сотрудникам ЧМПЗ и «Петелино» были выданы новейшие планшеты с мобильной частью решения «ST-Чикаго», что позволило быстрее формировать заказы в точках продаж и отправлять заявки напрямую в учётную систему предприятий в режиме реального времени. Кроме того, программа предоставила «полевому» персоналу доступ к актуальным складским остаткам, истории продаж, дебиторской задолженности, сведениям о проводимых акциях, новинках и прочей информации, необходимой для принятия оперативных решений. Все, что можно сделать без участия сотрудника, приложение выполняет автоматически. Это позволяет практически полностью исключить ошибки «в полях».
С помощью GPS-контроля мы ведем мониторинг поведения «полевых» сотрудников на маршруте. Система также облегчает проведение трейд-маркетинговых мероприятий, позволяя централизованно формировать акции и помогая сотрудникам «Группы Черкизово» и торговым точкам контролировать наличие согласованного ассортимента продукции.
Еще одним итогом автоматизации стало перераспределение задач call-центра. Если раньше его сотрудники обслуживали торговых представителей, то сейчас они выполняют обязанности операторов телефонных продаж — проводят обзвон закрепленных клиентов и формируют заказы, проводят анкетирование, предлагают трейд-маркетинговые акции, фактически выполняя все шаги визита торгового представителя удаленно.
На уровне головного офиса «ST-Чикаго» ускоряет процесс сбора и консолидации нужной информации, например, данных о продажах по регионам, рынкам сбыта, ценах, позволяет в online-режиме получать качественную аналитику, а также обмениваться данными между производителем, филиалами и дистрибьюторами в едином информационном пространстве.

- Как отнеслись ваши дистрибуторы к внедрению общей информационной системы?
- От наших торговых партнеров нам нужен только регламентированный набор данных. На будущее мы внесли в дистрибуторское соглашение пункт об обязательном использовании «ST-Чикаго». В противном случае компания не получит преференций, и мы будем работать с ней как с обыкновенным оптовиком. Такая постановка вопроса весьма мотивирует к автоматизации.

- А ваши торговые представители? Как они отреагировали на изменение алгоритма работы?
- Очень по-разному. Мой опыт показывает, что проще создать и внедрить высокотехнологичную систему, чем изменить привычки людей, работающих в продажах. Но первые месяцы показали, что торговые представители все-таки готовы отказаться от блокнотов, авторучек и вороха бумаг в пользу современных инструментов. Естественно, мы не бросаем пользователей один на один с программным решением. На начальном этапе проводится очное обучение, потом «Системные Технологии» предоставляют торговым представителям доступ к системе дистанционного обучения и электронным курсам по продукту. Это позволяет внимательнее изучать функционал и при необходимости освежать память. Также мы используем новейшие разработки в области MDM-решений (Mobile Device Management) для дистанционного управления и поддержания необходимого уровня безопасности наших мобильных устройств.

- Какие дальнейшие шаги в рамках этого проекта вы планируете?
- Мы в рабочем режиме подключаем распределительные площадки, внедряем дополнительный функционал и наращиваем новые модули. В результате система будет покрывать 100% работы с нашей сбытовой сетью. Следующим этапом запланирована автоматизация мерчандайзинговых команд, как собственных, так и на базе внешних агентств.