iFellow переходит на кадровый электронный документооборот с помощью HRlink

До внедрения новой системы кадровые документы в компании обрабатывались вручную. С ростом численности штата свыше 1000 человек, увеличением доли удаленных работников до 80% и объема документооборота с контрагентами возникла необходимость в автоматизации кадровых задач. Запрос на цифровизацию «бумажных» процедур подтверждали также регулярные опросы удовлетворенности сотрудников (NPS).

«Бумажный документооборот несет в себе две основные проблемы: финансовую и организационную. Финансовая связана с доставкой бумаг и содержанием крупного кадрового отдела. Организационная — с высокой нагрузкой на специалистов по кадровому администрированию. Внедрение КЭДО — это стратегическое решение, которое позволит не только оптимизировать HR-процессы, но и повысить удовлетворенность сотрудников», — говорит Елизавета Бурдина, руководитель продуктового офиса iFellow.

Поиск вендора занял у компании два месяца. За это время был проведен анализ рынка с привлечением собственных ИТ-сотрудников и HR-администраторов. ИТ-специалисты определили ключевые критерии выбора, такие как безопасность, технические возможности и совместимость с существующей инфраструктурой. Сотрудники кадровой службы сформулировали ключевые функциональные требования, включая возможность массового подписания и рассылки документов, интеграции с «Битрикс» и собственным порталом отпусков iFellow, наличие мобильного приложения, работу с самозанятыми сотрудниками, ИП и по договорам ГПХ.

«В итоге мы выбрали HRlink, который является одним из самых успешных вендоров на рынке. Сервис отличается глубоким экспертным пониманием процессов кадрового администрирования. Также нас привлекла возможность самостоятельного тестирования продукта перед принятием решения. Учитывая масштаб нашего проекта и требования кадровой службы, важную роль сыграло наличие персонального менеджера для решения всех коммерческих, технических, и проектных вопросов», — отмечает Елизавета Бурдина.

«ИТ-компании острее других участников российского рынка чувствуют дефицит кадров. Им важно сделать так, чтобы процесс взаимодействия сотрудника с компанией оставлял у него только положительные эмоции и повышал его лояльность — то есть был простым, понятным и удобным. Интеграция нашего сервиса в бизнес-процессы iFellow позволит избавить сотрудников от большого объема рутинных операций, связанных с оформлением документов, а вместе с тем — сократить время на обработку кадровых документов, снизить риск ошибок и повысить прозрачность кадрового учета. Мы ценим доверие партнеров по ИТ-рынку. Тот факт, что такая инновационная компания, как iFellow, выбрала сервис HRlink — еще один знак качества нашего продукта», — комментирует Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

На первом этапе к сервису HRlink подключена пилотная группа сотрудников iFellow. В число задач, которые уже переведены на КЭДО, вошли обработка кадровых документов, связанных с приемом на работу, внутренним трудовым распорядком, заявлениями на больничные и отгулы, согласование и подписание NDA и других документов для работы на конкретных проектах. В ближайшее время будет подключена функциональность для подачи и обработки заявлений на отпуск. После анализа обратной связи и отслеживания изменений в NPS компания планирует масштабировать систему на всех сотрудников. Полное внедрение КЭДО планируется завершить в 2025 году.

Справка о компании:
Группа компаний iFellow работает на международном рынке информационных технологий с 2015 года и показывает кратный рост по обороту и численности сотрудников от года к году.

Основная специализация группы – развитие собственных продуктов, заказная разработка, ИТ-консалтинг, тестирование и сопровождение программного обеспечения.