МинФин России пояснил, как правильно сшивать документы для представления в налоговые органы

Минфин РФ разъяснил, каким образом представлять в налоговые органы документы и их копии, оформленные на бумаге, и как предварительно их сшивать.
Как правило, все требуемые документы, которые представляются в налоговые органы, являются копиями, которые проверяемое лицо обязано заверить.
Копия документа – это его экземпляр, который абсолютно точно воспроизводит всю информацию с подлинника документа. В свою очередь, заверенная копия – это копия, на которой в обязательном порядке проставлены все необходимые реквизиты, подтверждающие ее юридическую силу.
Кроме того, Минфин предложил некоторые рекомендации о том, как правильно сшивать документы, если они представлены в бумажном виде. Например, рекомендовано сшивать не более 150 листов в одну подшивку. При этом сплошную нумерацию листов необходимо указывать арабскими цифрами. Все сшиваемые листы должны прошиваться на 2-4 прокола довольно прочной нитью, ее концы всегда выводятся на обратную сторону крайнего листа и прочно связываются.
Размеры бумажной специальной наклейки, которая размещается на обратной стороне крайнего листа (в месте непосредственного скрепления) должны быть в пределах 40-60 мм на 40-50 мм. Сама наклейка обязательно должна прикрывать место скрепления прошивки, в крайнем случае, допускается оставлять максимум 2-2,5 см за ее пределами. На этой наклейке ставится заверительная надпись, которая содержит количество листов, подвергнутых нумерации. Эту надпись должен подписать руководитель организации (или иной ее представитель), обязательно должно быть указано Ф.И.О. и должность подписавшего лица, а также дата, в которую состоялось подписание.
Далее необходимо заверительную надпись утвердить печатью организации (если у нее она имеется). Это должно осуществиться таким образом, чтобы печать распространялась одновременно на часть бумажной наклейки, на личную подпись, на Ф.И.О. лица, заверившего данные документы, и на дату заверения. При этом необходимо создать условия для надежного сохранения целостности документов. Должно быть обеспечено их свободное прочтение и копирование. Это является непременным условием, так как отсутствие возможности свободного ознакомления с прошитыми документами свидетельствует о неграмотном их сшиве.
При подаче в налоговые органы сшитых документов к ним прилагаются сопроводительные письма. В этих письмах указывается основание для представления данных документов, а также все необходимые реквизиты. Помимо этого, в сопроводительных письмах необходимо указать, сколько подается сшивов, а также, сколько листов сшито в каждом из них.