ООО «ЕКАТЕРИНБУРГ-2000» внедряет систему электронного архива «ЭТЛАС» для оптимизации документооборота

ООО «ЕКАТЕРИНБУРГ-2000», ведущий инфраструктурный оператор связи в Уральском федеральном округе, успешно внедрил систему электронного архива «ЭТЛАС» от компании «Этлас-Софт». Проект включал установку базовой системы и интеграцию дополнительных модулей, что позволило оптимизировать процессы документооборота и повысить эффективность работы с документацией.
О заказчике
ООО «ЕКАТЕРИНБУРГ-2000» (Телекоммуникационная группа «Мотив») предоставляет услуги мобильной и фиксированной связи, обслуживая более 2,5 миллионов абонентов на территории свыше 1,5 миллионов квадратных километров. Компания активно развивает цифровые сервисы, включая интерактивное мобильное телевидение и банковские приложения, стремясь соответствовать современным потребностям своих клиентов.
Цели и задачи проекта
Перед внедрением системы «ЭТЛАС» компания «ЕКАТЕРИНБУРГ-2000» столкнулась с необходимостью оптимизации работы с большим объемом документации, связанной с обслуживанием клиентов массового и корпоративного сегментов. Основными задачами проекта стали:
• создание единого электронного архива для хранения и быстрого поиска документов.
• интеграция с существующими корпоративными системами, такими как CRM Naumen и 1С, для автоматизации процессов документооборота.
• обеспечение надежной аутентификации пользователей и разграничение прав доступа к документам.
Этапы реализации проекта
Проект был реализован в несколько этапов:
1. Обследование существующего бумажного архива: специалисты «Этлас-Софт» провели удаленный аудит текущей системы хранения документов, используя консультации и опросные анкеты для сбора необходимой информации.
2. Настройка пользовательских учетных записей и групп: в системе «ЭТЛАС» были созданы учетные записи для всех сотрудников, а также сформированы группы пользователей с соответствующими правами доступа, что обеспечило безопасную и эффективную работу с документами.
3. Построение структуры электронного архива: разработана и внедрена логическая структура хранения документов с распределением прав доступа, что упростило навигацию и поиск необходимой информации.
4. Интеграция с CRM Naumen и 1С: настроена двусторонняя связь между «ЭТЛАС» и корпоративными системами. В CRM Naumen добавлена возможность прямого доступа к архивным карточкам, а в 1С реализован автоматический импорт документов через специально созданную папку обмена.
5. Внедрение дополнительных модулей: установлены модули «Аутентификация через LDAP и Active Directory», «Интеграция со сторонними приложениями», «ДИАДОК» и «Поиск по содержимому документа на платформе поиска Solr», расширяющие функциональность системы и обеспечивающие дополнительные возможности для пользователей.
Результаты внедрения
После успешного завершения проекта компания «ЕКАТЕРИНБУРГ-2000» отметила ряд положительных изменений:
• Сокращение времени на поиск и обработку документов: централизованное хранение и эффективная система поиска позволили значительно уменьшить затраты времени на работу с документацией.
• Повышение безопасности данных: интеграция с LDAP и Active Directory обеспечила надежную аутентификацию пользователей и защиту конфиденциальной информации.
• Улучшение взаимодействия между подразделениями: интеграция с CRM и 1С способствовала более слаженной работе различных отделов, что положительно сказалось на качестве обслуживания клиентов.
• Переход к безбумажному документообороту: цифровизация архивов и автоматизация процессов позволили снизить объемы бумажной работы, что привело к сокращению операционных расходов и более экологичному ведению бизнеса.
Отзыв коммерческого директора «ЕКАТЕРИНБУРГ-2000»
Благодаря хорошей интеграции с программным обеспечением компании и всеми используемыми устройствами, а также эргономичному интерфейсу процесс внедрения и адаптации проходит максимально комфортно для компании и ее сотрудников.
Цифровой инструмент уже доказал свою эффективность и надёжность – им ежедневно пользуются в работе специалисты дирекции по персоналу и договорного отдела в части сохранения документов по клиентам массового и корпоративного сегментов. В электронный формат планируется перевести весь архив.
Все это позволяет оптимизировать ресурсы и, соответственно, ускорить решение задач, связанных в первую очередь с развитием абонентского сервиса и совершенствованием услуг мобильной связи телекоммуникационной группы Мотив на всей территории России.