Памятка для бухгалтера: как разобраться в правилах хранения документов раз и навсегда?

Памятка для бухгалтера: как разобраться в правилах хранения документов раз и навсегда?

Вопрос хранения документов важен для любой организации. Некоторые документы теряют свою значимость, как только рабочая задача решена, другие сохраняют свою силу в течение нескольких лет.
Как не запутаться в законодательстве, правилах и сроках хранения документов? Можно ли отказаться от громоздких архивов или хранение огромного количества бумаг – неизбежная участь каждой компании? Давайте разберемся вместе.

Сроки хранения документов
Основные документы компании разделяют на 3 группы по направлениям.

1. Налоговый учет
К этой группе относят все документы, которые необходимы для расчета и уплаты налога в бюджет государства. Например:
• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• книга продаж;
• книга покупок;
• дополнительные листы к книге продаж и книге покупок.

Минимальный срок хранения налоговых документов – 4 года с даты последней записи.
Каким законом регулируется: Налоговый кодекс (пп.8 п.1 ст. 23).

2. Бухгалтерские документы

В эту категорию входят все первичные документы:
• договоры
• акты
• накладные
• чеки
• бланки строгой отчетности
• кассовые и банковские документы
• учетная политика
• документы инвентаризации
• бухгалтерская отчетность

Общий срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет. Рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.
Каким законом регулируется: Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивное законодательство (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Обратите внимание, что, согласно Приказу Минкультуры № 558, годовую бухгалтерскую отчетность необходимо хранить постоянно.

3. Кадровая документация

Рассмотрим сроки хранения таких документов на конкретных примерах.
• Трудовые договоры, личные дела, аттестационные документы, а также документы, связанные с социальными выплатами и льготами, работодатель обязан хранить в течение 75 лет.
• Документацию о переводе сотрудников на полный/сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени и документы о премировании сотрудников хранятся 5 лет.
• Документы о дисциплине труда следует хранить 3 года.
• Графики отпусков хранятся только 1 год.

Каким законом регулируется: только архивное законодательство (Приказ Минкультуры № 558).

Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Кто несет ответственность?
Ответственность за ненадлежащее хранение документов несут как руководители, так
и бухгалтеры. За организацию хранения всех видов документов предприятия в первую очередь отвечает руководитель; а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, наряду с руководителем, несет ответственность и главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.
Каким законом регулируется: ст. 120 Налоговый кодекс Российской Федерации

Однако ответственность за хранение документов может быть возложена на любого сотрудника специальным постановлением внутри организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия.
Каким законом регулируется: Федеральный закон от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и признании утратившей силу статьи 1 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть административной и налоговой. За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. Административный штраф в данном случае может назначаться как за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2 000-3 000 тыс. руб.), так и за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.).
Если же говорить о налоговой ответственности, то отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 10 000 до 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Более того, потребуется восстановление утраченных документов, а значит, придется заново запрашивать их у контрагентов. В противном случае при следующей проверке штраф придется платить снова и в большем размере.
Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Где и как хранить документы?
Каждая компания вправе выбрать для себя оптимальный вариант хранения документов. Рассмотрим 5 распространенных способов с их преимуществами и недостатками.
1).В бумажном виде в офисе.

Преимущества:

привычный способ, не требует специальных навыков.

Недостатки:

- архив занимает много места.
- денежные затраты на аренду полезных площадей.
- документы могут потеряться, либо не быть возвращенными в архив.
- подготовка к каждой проверке – трудоемкий, длительный процесс.
- временные затраты на поиск документов, раскрепление архивов, а потом их сшивание.

Передача архива на аутсорсинг в организацию, которая специализируется на хранении архивов

Преимущества:

- освобождается место в офисе.
- экономия рабочего времени сотрудников.

Недостатки:

- высокая стоимость услуг.
- нет оперативного доступа к нужным документам.
- подготовка документов к проверке осложняется удаленным расположением архива.

Переход на электронный документооборот (ЭДО)1.

Преимущества:

- оперативный обмен юридически значимыми и другими документами с контролирующими органами и контрагентами.
- легкий поиск нужного документа в программе.
- сокращение затрат на бумагу до 70% и всех затрат компании на 2%.

Недостатки:

- для передачи документов необходимо подключение к интернету.
- невозможен обмен с клиентами, у которых нет ЭДО.
- старые документы продолжают храниться в виде бумажного архива.

«Скан-Архив» – программа для ведения упорядоченного архива электронных копий документов в базе «1С»

Преимущества:

- хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С».
- контроль над всем документооборотом компании.
- оперативный обмен документами с контролирующими органами и контрагентами.
- легкое внедрение.
- гибкая ценовая политика.

Недостатки:

- затраты на оборудование (потоковый сканер).
- возможны затраты времени на оцифровку существующего бумажного архива.
- бумажные документы необходимо сохранять.

ЭДО + «Скан-Архив» + бумажный архив.

Преимущества:

- полный контроль над документооборотом и снижение риска потери документов.
- быстрый обмен документами с налоговой и контрагентами.
- хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С».
- быстрая подготовка к проверкам.

Недостатки:

- для передачи документов необходимо подключение к интернету.
- затраты на оборудование (потоковый сканер).

Наиболее эффективным решением для хранения документов является совмещение ЭДО и программы для ведения архива в электронном виде «Скан-Архив». Используя эти программы комплексно, вы будете иметь под рукой все документы, необходимые для подготовки к проверкам, а также получите гарантию того, что вы работаете в соответствии с законом и не столкнетесь со штрафами. В этом случае волноваться о проблемах с правилами и нормами хранения документов вам больше не придется.

Узнайте подробнее: http://scan-archive.ru/?utm_source=press&utm_medium=article&utm_campaign=scan-archive