Компания Ricoh, международный производитель многофункционального оборудования и программных решений для повышения эффективности офисных процессов, предоставит российским компаниям доступ к интегрируемой программной платформе хранения и комплексного управления документами DocuWare.
Платформа основывается на лучших международных практиках электронного документооборота и позволяет эффективно собирать, обрабатывать и работать с корпоративной информацией. С помощью DocuWare можно автоматизировать все основные бизнес-процессы компании, связанные с документооборотом – подтверждение и трехсторонняя сверка счетов, контроль закупок, быстрая подготовка платежей и передача файлов для аудита. В это же время, встроенная система уведомлений и инструменты для создания списков задач ощутимо повышают эффективность взаимодействия с документами.
DocuWare позволяет обрабатывать любые типы документов, вне зависимости от их источника, и объединять в едином централизованном хранилище. Пользователи получают быстрый и удобный доступ к необходимым документам как в локальных папках, так и в облаке. Поиск документов по запросу осуществляется независимо от источника данных: ПК, электронная почта, документ Microsoft Office или отсканированный бумажный оригинал. Система также поддерживает полнотекстовой поиск.
Отличительной чертой платформы является встроенная функция DocuWare Smart Connect, которая делает поиск информации максимально простым и эффективным. Технология позволяет бесшовно интегрировать любое программное обеспечение, в том числе узкоспециализированное, с хранилищем DocuWare без необходимости программировать. Пользователи получают возможность в один клик найти все связанные документы без необходимости раз за разом вводить данные и переключаться между приложениями.
Гибкие политики контроля и авторизации позволяют ИТ-специалистам обеспечить высокий уровень защищенности данных. При этом, DocuWare позволяет получить безопасный доступ к корпоративному хранилищу через стандартные интерфейсы других программ, а также с помощью мобильных устройств и Web-доступа. Платформа создает внутри компании единообразную информационную среду, тем самым предоставляя всем подразделениям компании доступ к корректным и максимально полным данным.
За счет оцифровки бумажных документов, DocuWare существенно снижает расходы на обработку и хранение данных. Благодаря функции PaperScan, сотрудники компании могут сканировать документы напрямую в корпоративное хранилище из любой точки мира с помощью мобильного устройства.
Инструмент Electronic Document Trays – прямой аналог физическому лотку для бумаг, позволяет автоматизировать распространение документов по различным подразделениям и сотрудникам. EDT привязывается к пользователю или группе и в дальнейшем все документы, поступающие к ним, будут отображаться в виртуальном «лотке». Это помогает систематизировать электронный документооборот и избавляет от необходимости сегментировать файлы вручную.
Прозрачные процессы документооборота и точное оформление документации, которое обеспечивает платформа DocuWare, позволят упростить документооборот и структурировать данные коммерческих, образовательных и производственных организаций.
