Успеть за 40 дней: как Эй Кей x KFC автоматизировали рекрутмент совместно со Skillaz

Компания Skillaz завершила первый этап автоматизации подбора для Эй Кей x KFC. Это один из крупнейших франчайзи KFC в России: 96 ресторанов в стране, более 2500 сотрудников. В условиях дефицита кадров нужно максимально быстро искать работников для ресторанов. Представьте, каждый месяц нужно нанимать около 400 новых сотрудников, а в отделе массового подбора работает всего три человека. Как все успеть? Так и возникла необходимость внедрения автоматизированного подхода к найму персонала.

В итоге за 40 рабочих дней команде Эй Кей x KFC совместно со Skillaz удалось:

1) минимизировать ручные операции;

2) собрать весь процесс и информацию в едином пространстве;

3) увеличить конверсию с откликов в оформление в 2 раза;

4) объединить рекрутеров, рестораны и администраторов в единой системе;

5) настроить и автоматизировать коммуникацию с кандидатом;

6)обеспечить сбор аналитики по ключевым процессам подбора.

Проект был реализован с помощью продукта Skillaz.Подбор Базовый, который предназначен для быстрой автоматизации типового процесса подбора. Срок его внедрения небольшой благодаря готовому no-code решению. Оно дает возможность без написания программного кода зайти в систему и сразу начать работу. Затем там можно оперативно вносить корректировки, собирать аналитику и подключать другие инструменты и интеграции с помощью внутреннего сервиса Skillaz.

Марина Макарцева, ведущий бизнес-аналитик Skillaz:

«Нашей целью было не только автоматизировать существующие процессы подбора и интегрировать внешние системы, но и предложить решение, которое могло бы объединить все HR-процессы и стать основным рабочим пространством для участников подбора. Мы с большой ответственностью отнеслись к данной задаче и в максимально короткие сроки полностью изменили текущий процесс подбора. Удалось обеспечить рекрутмент необходимыми инструментами для сокращения количества времени на рутинные задачи. Мы переложили ручной функционал на механизмы Skillaz и позволили коллегам сосредоточиться на ключевых задачах в отборе кандидатов».

До автоматизации рестораны самостоятельно осуществляли процесс подбора: рекрутеры вручную размещали вакансии, прозванивали кандидатов и приглашали их на интервью. Вакансии продвигались бессистемно, а HR-специалисты заполняли разрозненные Excel-документы и слоты в календаре для каждого этапа собеседований.

Теперь процесс выстроен иначе благодаря таким решениям, как:

1) авторазмещение вакансий на job-бордах и автопоиск кандидатов (hh, Авито);

2) автоматический сбор откликов в единой системе;

3) встроенная телефония;

4) автоматическое уведомление всех участников процесса;

5) аналитические дашборды по воронкам и источникам.

Каким стал автоматизированный подбор?
Рекрутер получает заявку на поиск сотрудников в определенный ресторан. Вакансия автоматически формируется и размещается на выбранных job-бордах, а отклики собираются в Skillaz. Сразу после получения отклика кандидату уходит уведомление на почту и смс, в течение часа в рабочее время рекрутер звонит кандидату с помощью встроенной телефонии и приглашает на интервью в ресторан. Кандидат точно не забудет про встречу, так как получит напоминание о собеседовании от чат-бота, и при необходимости сможет самостоятельно перенести дату и время интервью.

После встречи с нанимающим менеджером чат-бот автоматически запрашивает обратную связь. Успешным кандидатам отправляется напоминание пройти медосмотр. Затем запускается процедура трудоустройства, информация о котором автоматически передается из 1С в Skillaz.

Процесс массового подбора было необходимо перестроить ввиду заботы о самих кандидатах. Руководитель отдела подбора персонала Эй Кей x KFC Любовь Кудинова отмечает: “Для нас было важно поставить себя на место кандидата и понять, в какой момент ему становится неинтересно рассматривать нашу вакансию. Такие моменты необходимо отслеживать, чтобы провести как можно больше коммуникации с человеком и максимально увеличить конверсию воронки”.

Зачем нужны чат-боты?
Чат-боты встроены во все этапы воронки, из-за чего процесс подбора значительно ускорился. Например, холодный чат-бот предлагает потенциальным кандидатам вакансию. Если до откликнувшегося кандидата не удалось дозвониться, бот напомнит ему об отклике и уточнит актуальность обсуждения работы, а затем вернет отклик обратно на прозвон рекрутеру. Кроме того, при увольнении сотрудника чат-бот по автоматически полученным из 1С статусам запускает exit-опрос и передает информацию в Skillaz.

За 6 месяцев уже 52000 кандидатов прошло через Skillaz, из них было оформлено 1300 сотрудников. Конверсия с откликов в оформление выросла с 5% до 10-12%, а доходимость кандидатов на собеседование достигла уровня 50%. На данный момент в системе работает 150 пользователей.

Следующим важным шагом для Эй Кей станет автоматизированный процесс оформления на работу. В системе можно будет отслеживать график работы сотрудников и записывать кандидатов на оформление. Также в планах доработать систему аналитики и усовершенствовать процесс пре-адаптации и адаптации с помощью интеграции с чат-ботом.

______

Эй Кей Ресторантс Раша входит в TOP-3 партнёров бренда KFC в России. Первый ресторан был открыт в 2015 год — KFC Первомайская.

В 2017 году — премия «Открытие года» — KFC Домодедово. И уже в 2018 первый региональный ресторан — KFC Иваново Серебряный Город. А в 2019 компания была признана Партнером года корпорации YUM!

Skillaz — один из лидеров российского рынка HR Tech и разработчик платформы для автоматизации процессов управления персоналом. Платформа помогает автоматизировать найм сотрудников и управление развитием талантов, гибко настраивается под каждого клиента и обеспечивает бесшовные бизнес-процессы в подборе и управлении персоналом. Среди клиентов — МегаФон, ВТБ, Дикси, Касперский, Самолет, Росатом, Черкизово, РЖД и многие другие.