Узкое горлышко: зачем даже маленькой компании регламенты

Самое большое заблуждение предпринимателя – мало сотрудников, значит никакой сложной внутренней системы строить пока не надо. На самом же деле, это часто приводит к хаосу в операционке даже небольших компаний, постоянным срывам сроков крупных проектов. В больших же компаниях это выражается в колоссальных потерях времени на определение коммуникационных линий, алгоритмов действий под каждую конкретную задачу.

О том, как оптимизировать процессы и для чего нужны регламенты рассказала соосновательница, учредитель и генеральный директор компании “МКЦД” Екатерина Паршина.

“Как только вы приняли в свою команду хотя бы двух человек, начинайте выстраивать структуру будущей компании. Наверняка, вы будете набирать людей и дальше, а количество вопросов от них будет расти пропорционально росту компании. Важно сразу определить, как будут взаимодействовать сотрудники, каких правил в общении придерживаться, через какие каналы вести работу”, – комментирует эксперт.

Алгоритм регламентации деятельности компании состоит из нескольких этапов:

Определитесь со структурой и её составляющими. Решите, кто во главе, будут ли у вас отделы, если да, то кто будет ими руководить, а кто будет подчиняться. У каждого поста должно быть описание деятельности, а также конечного ценного продукта, за который он отвечает;
Выберите стиль общения, схему коммуникаций. Вам помогут разобраться в этом собственные взгляды на эффективное общение, выберите тот канал, который будет удобен всем сотрудникам, сегодня это чаще мессенджер с обилием тематических чатов. Что же касается схемы коммуникации, то тут следует идти по пути командных и коммуникационных линий. Первые связывают членов одной ячейки (отдела), а коммуникационные предполагают вертикальную иерархию и определяют контакты между главами подразделений;
Опишите регламенты по постам. Каждый сотрудник, будучи на своём месте, лучше руководителя понимает всю специфику проделываемых ежедневно процессов. Именно он и должен описать свой пост, его цель, задачи, в этом документе раскрыть все самые важные этапы работы подробно. При смене сотрудника у вас не возникнет проблем объяснить ему, что же именно нужно делать и для чего/как определять эффективность.

“Будьте внимательны и к построению более простых регламентов. Например по выгрузке каких-то файлов или написанию текстов. Намного проще описать этот процесс легко и правильно, выдавать сотруднику и получать 100% верный результат, чем расходовать ресурс на объяснения одного и того же снова и снова”, – утверждает Екатерина.