Эффективный подход к управлению корпоративным автопарком

ID20 - уникальная платформа, позволяющая эффективно управлять корпоративным автопарком. Система способна решать любые поставленные цели: администрирование, общее планирование, составление отчетов. Такой подход к автоматизации достижения обязательных задач позволяет сократить не только временные затраты, но и бюджет. Платформа ID20 зарекомендовала себя как гибкое и комплексное решение не только на рынке России, но также Беларуси, Казахстана, Канады и Франции.


В управлении корпоративным автопарком нет ничего сложного, - так думают только те, кто не сталкивался с контролем такого бизнеса и его процессов. Разделить проблемы, возникающие при управлении автохозяйством, можно на два типа: те, что создаются из-за человеческого фактора (сливы топлива, приписывание работниками себе неотработанного времени, “левые” рейсы), а также те, что возникают из-за огромного количества документации, бессистемности ее ведения и траты времени, связанной с “бумажками”.

С вышеперечисленным может согласиться любой владелец корпоративного автопарка. Чем больше в автопарке автомобилей - тем больше головной боли, связанной с контролем процессов управления. Когда-то подобные трудности испытывали и другие отрасли - бухгалтерские конторы, кадровые агентства и т.д.

Спасти здоровье нервной системы работников и руководителей, а также положительно повлиять на динамику работы и бюджет смогли специальные автоматические программы, взяв на себя сбор, хранение, анализ информации, которая до этого хранилась на бесчисленном количестве бумаг и в таблицах Exсel.

Как работает ID20
Система снимает проблему многозадачности каждого работника - именно такой подход чаще всего приводит к хаосу и, как следствие, к снижению результативности. ID20 работает по принципу “одного окна”, убирая необходимость проверять почту для просмотра заявок, заниматься печатью транспортных листов, составлением бумажных отчетов. Исходя из своих обязанностей, каждый работник получает доступ к определенному сегменту данных и может пользоваться ими, вносить изменения и попросту работать с данными в любое время.

Платформа ориентирована на специфические задачи и цели, характерные для управления корпоративными автопарками:
Контроль транспортных единиц, а именно контроль технических данных, расходов на обслуживание, сроков техосмотра и многое другое.

Максимальный контроль эффективности персонала и водителей. Здесь внимание уделяется стажу работы, возрасту, состоянию здоровья, безаварийной езде и т.д. Такие данные очень сложно собирать, систематизировать, хранить и оценивать в динамике.

Задачи, которые стоят перед водителями. Например, доставка грузов или перевозка пассажиров. ID20 способна упорядочить, сохранить и эффективно использовать имеющуюся информацию, а также предоставлять доступ именно к той, которая необходима сотруднику фирмы без необходимости длительного поиска, коммуникаций с другими работниками.
В общем и целом, систему можно назвать координатором и контролером всех рабочих процессов автопарка.


Кому и для чего необходима ID20

ID20 - это комплексное решение для организации и автоматизации процессов любых корпоративных автопарков, будь то грузоперевозки, таксопарки, службы доставки, парки коммунальных служб и т.д. Платформа может быть интегрирована с любым ПО - начиная с самописного, заканчивая такими, как SAP/Oracle.

ID20 уже интегрирована с ППР (Передовые платежные решения) и компанией ГК СКАУТ - лидером-поставщиком услуг телематики. Все это позволяет автоматизировать работу с путевыми листами, топливными отчетами, отчетами для бухгалтерии, сократить затраты времени на формирование отчетности, особенно это необходимо в крупных компаниях. Все отчеты автоматизированы, они создаются в один клик, сотрудникам остается только проверить их и отправить на утверждение руководителю.

Команда обслуживания системы не просто предоставляет программное обеспечение, а подбирает вид приложения исходя из потребностей и нужд каждого конкретного автопарка. Кроме того, анализируя положение дел в компании, клиент вместе со специалистами ID20 может сформировать новые или корректировать старые правила, установленные для работников автопарка.

Что умеет ID20
В системе существуют как общие модули - “персонал” и “автомобили”, так и подключаемые - “лизинг” и “услуги”, что позволяет удобно настроить программу, исходя из определенной специфики бизнеса.

Многие модули системы были введены по заявкам пользователей. Например, модуль «Штрафы» появился именно так и оказался очень полезен. Его задача - показывать в системе наличие штрафов, синхронизируясь с базой данных госсуслуг. Модуль напоминает о неоплаченных штрафах, а также предусматривает онлайн-оплату внутри системы с помощью электронных денег или карт. Кроме того, менеджеры могут просматривать историю штрафов каждого водителя и сравнительный рейтинг по нарушениям между работниками.

Кроме того, система самостоятельно напоминает о скором окончании срока действия обязательной страховки ОСАГО и предоставляет возможность продлить страховку автоматически в той же компании или получить предложения от других фирм.
Также выстроена работа в модуле “лизинг”. Для удобства взаимодействие со своими клиентами можно организовать прямо внутри системы.

С предыдущим модулем также связан модуль “ДТП”. С его помощью водители могут практически сразу после аварии создавать и отправлять запросы в страховую компанию и получать ответ в самые кратчайшие сроки. Не нужно больше звонить, составлять заявку на бумаге, тратить огромное количество времени.

Реализовано большое количество подготовительных и обучающих модулей: «Обучение», «Тестирование водителей», «Предрейсовый инструктаж» и «Предрейсовый осмотр». Эти модули, как и все остальные, могут взаимодействовать с вашими обучающими программами и тренингами. Разработана удобная интерактивная система тестов, автоматически составляющая рейтинги и другие опции. Все эти модули призваны обучать работников и измерять эффективность этого процесса.

Безопасность всех данных, введенных в систему, строго контролируется сетевыми администраторами, а стабильность работы поддерживают четыре сервера. Их работа организована таким образом, что при выходе из строя одного, за работу берутся другие. Кроме того, все данные архивируются ежедневно и хранятся в независимом облачном хранилище.

Что касается адаптации персонала и ввода системы в эффективное использование, то этот срок для крупных компаний составляет всего 3-5 месяцев, а результаты внедрения можно оценить уже через полгода.

Почему именно ID20?
ID20 создана для того, чтобы наводить порядок в хаосе, помогать контролировать бизнес-процессы, оценивать их эффективность, анализировать. Именно поэтому IT-решение разработано, в первую очередь, для руководителей. Оно помогает осуществлять системный контроль, упорядочивая и раскладывая “по полочкам” все задачи. Пользоваться системой можно из любой точки мира - необходим только выход в интернет.

Тем не менее, все участники бизнес-процесса, включая водителей, бухгалтерию, обслуживающий и контролирующий персонал, получат выгоду от использования платформы. Количество автомобилей, занятость водителей, количество ДТП и иных ЧП, отчеты и решение вопросов - все это доступно в один клик.

ID20 - это прогрессивный инструмент грамотного и эффективного ведения бизнеса в современном, меняющемся деловом мире!

Результаты и отзывы после внедрения ID20
Российская транспортная компания
Международная фармацевтическая компания
Филиалы в Москве и регионах
Количество ТС: около 300
Транспортный отдел: 11 менеджеров автопарка

До начала использования системы:

Бумажный документооборот
Отсутствие контроля рабочих часов персонала
Неконтролируемое использование бензина
Неграмотное распределение нагрузки на технику
Малая эффективность задействованности автопарка

Через 6 месяцев после внедрения системы:

Результативность работы персонала увеличилась в среднем на 18%
Скорость обработки заявок клиентов выросла в 4 раза
Затраты на топливо снизились на 11 %
Расходы на выплату премий снизились на 12%

Филиалы по всему миру
Транспорта в автопарке - более 1600
Транспортный отдел: глава отдела в Москве, 6 флит-управляющих, более 700 штатных медицинских агентов

.До начала использования системы:

Нецелевое расходование бюджета на использование транспорта
Нет четкой структуры планирования расходов
Нет структурированной системы взаимодействия с филиалами в регионах
Нет плана покупок автомобилей и контроля содержания имеющихся
Штрафы по лизинговым платежам
Простои автопарка

Через 6 месяцев после внедрения системы:

Структурированные бизнес-процессы с филиалами в регионах
Уменьшение использование бумажной документации на ≈40%
Четкий план на расходы
Полная история по новым транспортным средствам и эксплуатации имеющихся
Уменьшение бюджета на эксплуатацию автопарка на 13%
Уменьшение временных затрат медицинских агентов на заполнение путевых листов и оформление финансовых отчетов на 75 %
Результативность работы флит-менеджеров увеличилась на 23%

Что говорят об ID20 пользователи?
“До введения ID20 в компании отсутствовали архивы данных по транспорту в автопарке. Сейчас доступ ко всей этой информации есть в одном месте и в любой момент к ней можно обратиться. Все документы, включая акты передач, доверенности на управление ТС и прочее теперь полностью переведены в электронный формат, что заметно сокращает временные затраты.

Очень полезно то, что работники могут вводить всю необходимую информацию в систему самостоятельно и в режиме реального времени. Порадовал подключаемый модуль “штрафы”. Имея опыт использования похожих программ, могу сказать, что ни одна из них не имеет стольких преимуществ, как ID20, ни одна не может так гибко адаптироваться под специфические потребности, возникающие при управлении автопарком. По сути, это единственная система такого рода, аналогов ей нет.”

Роман Ильиных
Менеджер по автотранспорту BIOCAD


“«3М Россия» - фармацевтическая компания, решение об автоматизации координирования и управления автопарком приняла тогда, когда хранение информации на бумаге и в электронных таблицах стало заметно увеличивать временные затраты. На сегодняшний день мы уже пользуемся модулями “Автомобили, “Штрафы”, “Ремонты” и “Пользователи”, а в ближайшее время планируем подключение других в системе. Работа теперь организована гораздо удобнее, все данные можно загружать сразу и работать с информацией когда это нужно, очень удобный и понятный интерфейс упрощает работу с приложением.”

Лилия Хисамова
Координатор автопарка Компания «3М Россия»
Инновационно-производственная компания


“В нашем автопарке документооборот путевых листов и прочей сопутствующей документации очень велик. До начала использования системы контролировать ее корректное ведение было невозможно. Поэтому нельзя было отследить все затраты на топливо и обслуживание парка, графики работы водителей, отслеживать пробег ТС, выполнение ремонтов, и ТО.

По итогам полугода работы с системой нам удалось сократить бюджет на топливо на 25%, стало удобно в онлайн-режиме и в любое удобное время следить за расходами на бензин. Благодаря возможности составлять отчеты онлайн, временные затраты на заполнение и ведение документации сократились. Больше не нужно самостоятельно следить за истечением сроков страхования ТС, стало удобно обрабатывать запросы и контролировать использование арендованного транспорта. Очень порадовала возможность помесячно выгружать путевую документацию и получать сравнительные отчеты за выбранный период времени по бюджету на ремонт, обслуживание, покупке топлива.”

Сергей Добродеев
Начальник транспортного отдела Компания «Гледен Инвест»
Инвестиционная компания


“После внедрения системы нам удалось заметно сократить бумажный документооборот. На сегодняшний день некоторые водители заполняет путевую документацию в бумажном формате, но тех, кто перешел к работе с приложением очень удобно контролировать, более того, самим водителям этот процесс кажется более удобным и быстрым. Вся необходимая информация о заправке, обслуживании, часах работы водителя теперь доступна в режиме реального времени.”

Антон Шумский
Генеральный директор ООО "Дельта Грин"
Транспортная компания