Приятный сюрприз: как платить налоги с подарков сотрудникам?

Все подарки делятся на два вида:

Денежные подарки (наличными в конверте или переводом на зарплатную карту).

Подарки, выраженные в материальной форме (любой памятный предмет или бытовой прибор, например, коллекционное вино, телевизор, микроволновка).

Также подарки условно делятся по поводу вознаграждения сотрудника:

Благодарность за выполненный или перевыполненный производственный план.

Коллективные подарки, вручаемые всему коллективу или группе сотрудников в честь общего для них события. Например, Новый год, 23 февраля, 8 марта.

Персональные подарки сотруднику за личные достижения, но уже не связанные с его трудовой деятельностью. Например, день рождения, свадьба, рождение ребенка.
Для правильного оформления подарков рекомендуем обратиться к нормативной базе, где данный регламент подробно прописывается.

Существует договор дарения, но он не составляется, если номинальная стоимость подарка не превышает 3000 рублей и дарение совершается в устной форме.

Договор дарения имущества должен оформляться в письменной форме, когда:

дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей;

договор содержит обещание дарения в будущем.

Это прописано в пункте 2 статьи 574 ГК РФ.
Также законом предусмотрен так называемый «многосторонний договор» (статья 154 ГК РФ), сокращающий бюрократические процедуры до минимума. Его стоит составить, если стоимость подарка превысила 3000 рублей, а самих подарков нужно оформить много. В случае многостороннего договора уже не нужно составлять отдельный документ для каждого сотрудника, которому будет вручаться подарок. А всем одариваемым будет достаточно расписаться в одном документе.

Дарение подарков, поводом для которых стал трудовой подвиг всего коллектива или одного сотрудника, будет регулироваться уже не Гражданским, а Трудовым кодексом. Материальный или денежный подарок в этом случае причисляется к премии (статья 191 ТК РФ).
Для отражения в бухучете подарки не являются запасами, так как они не должны принести экономические выгоды организации в будущем. Есть два варианта учесть стоимость подарков:

стоимость списывается на счет прочих расходов 91.2 "Прочие расходы", а учет для контроля организуется на забалансовом счете
учитывать подарки на счете 10 "Материалы", а в момент передачи получателю относить стоимость на счет 91.2 "Прочие расходы"
Стоимость подарков не учитывается в расходах для целей налогообложения прибыли. Так как при безвозмездной передаче расходы в БУ признаются, а в НУ не признаются, то в соответствии с ПБУ 18/02 возникнет постоянная разница и будет признан постоянный налоговый расход.

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 если подарки приобретаются и дарятся в одном отчетном периоде, то рекомендовано отражать их на счете 10, используя его как вспомогательный. Подробнее можно прочитать в инструкции из самоучителя Scloud.